Пишем буквы по точкам распечатать: Прописи для дошкольников – скачать и распечатать
• WriteExpress
Элис Фезерс, M.A. TESOL, профессиональный редактор и писатель
- Формат блока
- Пример формата с отступом #1
- Пример формата с отступом #2
При создании деловых писем используйте нелинованную бумагу размером 8 ½ на 11 дюймов. Хотя 24-фунтовая бумага с яркостью 100+ немного дороже, она произведет лучшее впечатление, чем повседневная копировальная бумага. Используйте поля шириной 1 дюйм со всех четырех сторон. Используйте шрифт с засечками, например, Times Roman (12 пунктов) или Georgia (11 пунктов). Деловое письмо должно быть напечатано с одинарным интервалом и, если возможно, напечатано на компьютере. только одну сторону бумаги. Сложите письмо горизонтально втрое. Отправьте письмо в защитном конверте № 10 (4 1/8″ на 9½”).
Существует несколько форматов деловых писем, но все их можно разделить на две основные группы: блочный формат и различные форматы с отступом.
1. Обратный адрес отправителя письма
1600 Main Street
Springfield, Kansas 12345
2. Дата письма
Обычно вводится одним из двух способов:
(начинается с дня, без запятой) 15 января 2015 г.
или
(начинается с месяца; используйте запятую) 1 декабря 2019 г.
3. Заполните имя, должность и адрес получателя.
Используйте “г-н.” для получателя-мужчины. Если вы не знаете, как женщина-получатель предпочитает, чтобы к ней обращались, лучше использовать «мисс».
Г-жа Анна Браун, заведующая кафедрой
Факультет лингвистики
Правый государственный университет
1415 University Drive
Felicity, OH 45434
4. Приветствие с двоеточием.
Уважаемая мисс Браун:
5.
Основная часть письма.
Начальное деловое письмо лучше сделать коротким. Деловые люди заняты и у них нет времени читать длинные письма! В одностраничном письме вам обычно потребуется всего три или четыре абзаца через одинарный интервал. Используйте двойной интервал между абзацами. См. следующие примеры.
Самый простой способ написать основную часть делового письма — использовать предварительно написанное деловое письмо.
6. Закрытие.
Наиболее распространенное завершение — «С уважением». После этого запятая. Пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Подпишите свое имя в поле над своим именем.
С уважением,
Джонатан Уилсон
7. Корпус.
Если вы прилагаете к письму дополнительную информацию, такую как резюме или биографические данные, пропустите две строки после введенного вами имени и введите «Приложение» или «Приложения».
Корпуса (2)
Формат блока
Каждая строка печатается на одном уровне с левым полем (начиная с верхнего поля)
1600 Мэйн Стрит |
1 декабря 2019 г. (двойной пробел) Г-жа Анна Браун, Председатель |
(двойной пробел) Дорогая мисс Браун: (двойной пробел) |
Я хочу, чтобы вы знали, что в вашем отделе поддержки работает выдающийся сотрудник Джейн Доу.
Ее спокойная, терпеливая манера поведения очень помогла мне, когда мое разочарование достигло рекордно высокого уровня. Ее знание программного обеспечения и ее замечательные способности решать проблемы действительно редки. Если качество сотрудников фирмы является признаком будущего успеха, то у Doe Corporation очень светлое будущее.
(двойной пробел) С уважением, (четыре отдельных места) [Подпись] Джон Доу (двойной пробел) |
Формат с отступом Пример 1
Сделайте отступ для вашего обратного адреса, окончания, введенного вами имени и необязательного приложения примерно до центра страницы (позиция от 4,25 до 4,5 дюймов). Начинать с верхнего поля:
1600 Main Street |
(четыре отдельных места) 1 декабря 2019 г. (двойной пробел) |
(двойной пробел) Дорогая мисс Браун: (двойной пробел) |
Я пишу, чтобы поблагодарить вас за учебный семинар, который вы организовали, и особенно поблагодарить вас за то, что вы прислали мистера Доу в качестве нашего основного инструктора. Он хорошо делал свою домашнюю работу и знал о наших потребностях больше, чем любой из наших предыдущих инструкторов. Мы ценим время, которое он потратил на предварительное изучение образцов нашей работы, поэтому его комментарии были немедленно применимы. |
Мы приветствовали бы его инструкции снова. Пожалуйста, передайте нашу благодарность г-ну Доу.(двойной пробел) С уважением, (четыре отдельных места) [Подпись] Джон Доу (двойной пробел) Корпус |
Формат с отступом Пример 2
Сделайте отступ для вашего обратного адреса, окончания, введенного вами имени и необязательного приложения примерно до центра страницы (позиция от 4,25 до 4,5 дюймов). Кроме того, сделайте отступ в каждом абзаце примерно на пять пробелов. Начните с верхнего поля.
1600 Main Street |
(четыре отдельных места) 1 декабря 2019 г. (двойной пробел) |
(двойной пробел) Дорогая мисс Браун: (двойной пробел) |
Как менеджер нашего компьютерного отдела, я благодарю вашего сотрудника Джона Доу за быстрое и вежливое обслуживание, которое он оказал нам на прошлой неделе.
(двойной пробел)
С уважением,
(четыре пробела)
[Подпись]
Джон Доу
(двойной пробел)
Приложение
Глава 16: Написание писем и заметок
163
Прежде чем ваши читатели уловят слово вашего сообщения, они уже прочтут общий вид вашего письма. Что это им говорит? Используйте рекомендации на этой странице, чтобы обеспечить хорошее впечатление.
Первые впечатления
Выберите свой образ.
Вы хотите, чтобы формат вашего письма выглядел традиционно и консервативно или дружелюбно и современно?
Обрамите свое письмо пустым пространством.
Сделайте поля от 1 до 1,5 дюймов слева и справа, сверху и снизу.
Создайте уравновешенный открытый вид, центрируя сообщение по вертикали и регулируя расстояние между частями письма.
Сделайте чтение легким.
Используйте разумные размеры и стили шрифта.
Сохранить размер шрифта 10–12 пунктов.
Выберите удобный шрифт. Шрифт с засечками имеет тонкие линии, завершающие основные штрихи буквы. (Это шрифт с засечками.) Шрифт без засечек выглядит как печатные буквы. (Это шрифт без засечек.) Шрифты с засечками легче читать и понимать; Шрифты без засечек хорошо подходят для заголовков.
Избегайте ярких и частых изменений шрифта, а также чрезмерного использования курсива или жирного шрифта.
Качественная печать.
Используйте качественный принтер и избегайте рукописного редактирования.
Всегда печатайте чистую окончательную копию.
Letter Perfect
Используйте высокосортную бумагу плотностью от 20 до 24 фунтов.
Высокосортная бумага плотностью от 20 до 24 фунтов аккуратно складывается, четко набирает чернила и хорошо работает в большинстве принтеров.
Используйте бумагу размером 8,5 на 11 дюймов.
Это стандарт и файлы легко. Другие размеры могут использоваться для личной корреспонденции, исполнительных писем или массовых рассылок.
Используйте белую или почти белую бумагу.
Будьте осторожны с другими цветами. Светлые, тонкие цвета означают бизнес. Яркие цвета кричат: «Я реклама!»
Совпадение, не смешивайте.
Фирменные бланки, дополнительные листы и конверты должны совпадать по плотности бумаги, размеру, цвету и дизайну.
Дизайн фирменного бланка
Если вас попросят разработать или изменить дизайн фирменного бланка вашей компании или если вы хотите разработать фирменный бланк для вашей должности, обязательно включите следующее:
полное юридическое наименование компании;
логотип или слоган компании;
полная контактная информация — полный почтовый адрес, номер телефона (включая код города), номер факса и адрес веб-сайта.
имени ключевых людей (возможно, на левой боковой панели).
Примечание. Убедитесь, что ваш дизайн отражает миссию и характер вашей компании.
174
Обычно вы можете положиться на здравый смысл, чтобы понять, как уважительно обращаться к читателю. Если вы не уверены, воспользуйтесь рекомендациями ниже и на следующих страницах, чтобы найти подходящий заголовок, приветствие и завершение.
Профессиональные должности
Профессиональные должности
Не указывайте должности, должности или отделы. Позвоните в организацию (или посетите ее веб-сайт), чтобы узнать имена.
Укажите все профессиональные звания, кроме доктора
Избегайте использования двух профессиональных титулов, которые означают одно и то же: доктор Паула Фелч, доктор медицины
Бизнес
Заголовки в адресе | приветствия | |
Генеральный директор | Г-жа Сара Фалуэлл, главный исполнительный директор | Уважаемая г-жа Фалуэлл: |
Вице-президент | Д-р Дэвид Левенгуд, вице-президент | Уважаемый доктор Левенгуд: |
Официальный представитель компании | Г-жа Сьюзен Кук, контролер | Дорогая мисс Кук: |
Образование
Заголовки в адресе | приветствия | |
Президент или ректор университета (доктор философии) | Д-р Джо Смит, президент | Уважаемый д-р Смит: (или) Уважаемый президент Смит: |
Декан школы или колледжа (доктор философии) | Д-р Марджори Стоун, декан Школы наук о жизни | Уважаемый доктор Стоун: (или) Уважаемый Дин Стоун: |
Профессор (доктор философии) | Доктор Патрисия Монк, профессор психологии | Дорогой доктор Монк: (или) Дорогой профессор Монк: |
Преподаватель (без докторской степени) | Г-н Арт Линкман, преподаватель физики | Уважаемый г-н Линкман: |
Юридический
Заголовки в адресе | приветствия | |
Юрист | Г-н Дэниел Уокер, адвокат | Уважаемый мистер Уокер: |
Дэниел Уокер, эсквайр. | Уважаемый Дэниел Уокер, эсквайр: |
Медицинский
Заголовки в адресе | приветствия | |
Врач | Доктор Сара Макдональд Сара Макдональд, доктор медицины | Уважаемый доктор Макдональд: |
Дипломированная медсестра | Медсестра Джон Сегин Джон Сегин, Р.Н. | Дорогая медсестра Сеген: |
Стоматолог | Доктор Лесли Мэтисон Лесли Мэтисон, D. | Уважаемый доктор Мэтисон: |
Ветеринар | Доктор Мануэль Ортега Мануэль Ортега, D.V.M. | Уважаемый доктор Ортега: |
D.S.175
Бесплатные названия
Выбирайте «стандартные» или «официальные» заголовки и приветствия в зависимости от ваших отношений с читателем и серьезности сообщения.
Сокращение всех титулов вежливости: Мистер, Мисс, Миссис
Никогда не угадывайте пол вашего читателя (Робин, Пэт, Крис).
Используйте предпочтительный вежливый титул женщины: мисс, мисс или миссис
Используйте предпочитаемое женское имя: оригинальное, замужнее или комбинированное (Смит-Олсен).
Одна женщина (не указывайте семейное положение)
Заголовки в адресе | приветствия | |
Предпочтительный | Г-жа Барбара Джордан | Уважаемая госпожа Джордан: |
Женат или вдовец | Миссис Лорен Фрост | Дорогая миссис Фрост: |
Одноместный | Г-жа Адриана Лангилле | Уважаемая г-жа Лангилле: |
Две или более женщин (в алфавитном порядке)
Заголовки в адресе | приветствия | |
Стандарт | Г-жа Бетани Джергенс Мисс Шавонн Митчелл | Уважаемая госпожа Джергенс и Мисс Митчелл: |
Официальный | Ммес. Шавонн Митчелл | Уважаемая госпожа. Джергенс и Митчелл: |
Бетани Джергенс иОдин человек
Заголовки в адресе | приветствия | |
Стандарт | Мистер Хью Найт | Дорогой мистер Найт: |
С младшей, старшей или римской цифрой | Г-н Брайан Босвелл-младший г-н Брайан Босуэлл III | Уважаемый мистер Босуэлл: |
Два или более мужчин (по алфавиту)
Заголовки в адресе | приветствия | |
Стандарт | Г-н Алекс Фернандес г-н Нейт Шоу | Уважаемый г-н Фернандес и г-н Шоу: |
Официальный | Господа Алекс Фернандес и Нейт Шоу | Уважаемые господа Фернандес и Шоу: |
Один мужчина и одна женщина (в алфавитном порядке)
Заголовки в адресе | приветствия | |
Г-жа Паула Транхоуп Мистер Джо Уильямс | Уважаемая мисс Транхоуп и Мистер Уильямс: |
Супружеская пара
Заголовки в адресе | приветствия | |
Та же фамилия | Мистер Уильям и Миссис Сьюзан Луи | Уважаемые господин и госпожа Луи! |
Разные фамилии | Мистер Уильям Бентли Мисс Шинейд Суини | Уважаемый г-н Бентли и Мисс Суини: |
Один считыватель (пол неизвестен)
Заголовки в адресе | приветствия | |
М. Робин Лидс | Уважаемый М. Лидс: Уважаемый Робин Лидс: |
Робин ЛидсСмешанная группа
Заголовки в адресе | приветствия | |
Компания, отдел, должность или неизвестный читатель | Корпорация Акме Отдел кадров | Официальный Уважаемый господин или госпожа: Неофициальный Уважаемый менеджер: |
176
Государственные служащие и представители
Чтобы правильно обращаться к государственным служащим (национальным, региональным, местным, судебным и т.
д.), используйте следующий шаблон:
Название во внутреннем адресе: | Достопочтенный (полное имя) |
Официальное приветствие: | Уважаемый господин/госпожа: или |
Неофициальное приветствие: | Уважаемый господин/госпожа. (фамилия): или |
Официальные титулы
Используйте официальный титул (сенатор, генерал), а не стандартный вежливый титул (мистер, мисс).
Избегайте устаревших форм вежливости (господа, кого это может касаться).
Национальный
Заголовки в адресе | приветствия | |
Президент | Президент | Уважаемый господин/госпожа Президент: |
Вице-президент | Вице-президент | Уважаемый господин/госпожа вице-президент: |
Спикер палаты | Достопочтенный Стивен Кудо | Уважаемый г-н Спикер: |
Члены кабинета, заместители секретарей и т. | Достопочтенная Джейн Доу | Уважаемая госпожа: Уважаемый генеральный прокурор Доу: |
Сенаторы (США или штат) | Достопочтенный Билл Джонсон | Уважаемый сенатор Джонсон: |
Представители (США или штат) | Достопочтенная Джоан Уокер | Дорогая мисс Уокер: Уважаемый представитель Уокер: |
Руководители офисов и агентств | Достопочтенный Джон Хиллман Главный почтмейстер | Уважаемый господин генеральный почтмейстер: Уважаемый г-н Хиллман: |
Главный судья (США или штат) | Достопочтенный Шелби Ву Главный судья Калифорнии | Уважаемая госпожа председатель Верховного суда! |
Посол США | Достопочтенный Фрэнсис дель Верда | Уважаемый господин посол: Уважаемый посол дель Верда: |
д.Государственный/местный
Заголовки в адресе | приветствия | |
Губернатор | Достопочтенная Мэри Ли | Уважаемый губернатор Ли: |
Мэр | Достопочтенный Марк Барн | Уважаемый мэр Барн: |
Член Совета | Достопочтенный Кори Спрингс | Уважаемый мистер Спрингс: |
Судья | Достопочтенная Грейс Ким | Уважаемый судья Ким: |
Военные
Заголовки в адресе | приветствия | |
Общий | Генерал-майор Карл П. Бастион, ВВС США | Сэр: (официально) Уважаемый генерал Бастион: |
Лейтенант | Лейтенант Джейн Эванс, Морская пехота США | Дорогая мисс Эванс: |
Религиозные титулы
Чтобы обращаться к религиозным лидерам любой конфессии с титулами, соответствующими их должности, следуйте этим рекомендациям.
Религиозные титулы
Использование The before Reverend отличается от церкви к церкви. Следуйте предпочтениям организации.
В некоторых религиозных орденах за титулом в приветствии следует имя чтеца. Другие заказы предпочитают фамилию.
