Образец письма цифры 1: Правильный образец написания цифр – Всё о детях – беременность, воспитание, уроки для детей

Содержание

Правила написания цифр

Прописи цифр

Большое значение при обучении письму цифр имеет определение правильного наклона. При письме в клетке наклон определяется отрезком, соединяющим правый верхний угол клетки с серединой её нижней стороны. Прежде чем приступить к объяснинию написания цифры, необходимо показать ребёнку её образец и проанализировать, из каких элементов состоит цифра (палочка, волнистая линия, овал, полуовал). Показ написания цифры должен сопровождаться краткими пояснениями о том, где начинается линия, в каком направлении ведётся, где заканчивается, в каком месте ручка должна быть оторвана от бумаги и какой будет следующая линия. Первые цифры, написанные ребёнком самостоятельно, должны быть просмотрены взрослым, который делает необходимые замечания.

Особенности написания цифр и образцы цифры

Прописная цифра один (1)

Начинают писать маленькую палочку немного выше и правее центра клетки, ведут линию вверх к правому верхнему углу клетки. Затем пишут большую палочку от верхнего правого угла почти до середины нижней стороны клетки.

Прописная цифра два (2)

Начинают писать немного ниже середины верхней стороны клетки. Ведут линию вверх, закругляя в правом верхнем углу клетки. Затем ведут линию вниз к середине нижней стороны клетки. Вдоль нижней стороны клетки. Вдоль нижней стороны клетки пишут волнистую линию, ведя руку к правому нижнему углу клетки.

Прописная цифра три (3)

Начинают писать немного ниже середины верхней стороны клетки. Ведут линию вверх, закругляя в правом верхнем углу клетки. Затем ведут линию вниз, немного не доводят до середины клетки и пишут нижний полуовал.

Прописная цифра четыре (4)

Начинают писать немного правее середины верхней стороны клетки. Ведут прямую линию почти к центру клетки, затем ведут палочку вправо и немного не доводят до правой стороны клетки. Пишут длинную палочку, начиная выше середины правой стороны клетки и доводя её до нижней стороны клетки.

Прописная цифра пять (5)

Начинают писать наклонную палочку немного правее середины верхней стороны клетки и ведут её почти до центра клетки. Затем пишут полуовал. Сверху от палочки пишут вправо волнистую линию.

Прописная цифра шесть (6)

Начинают писать полуовал немного ниже верхнего правого угла клетки, закругляют, касаясь верхней стороны клетки, и ведут руку вниз. Закругляют линию, касаясь нижней стороны клетки и ведут руку вверх. Затем закругляют линию влево немного выше центра клетки.

Прописная цифра семь (7)

Начинают писать волнистую линию немного ниже середины верхней стороны клетки и доводят её до правого верхнего угла клетки. Потом пишут большую палочку, доводя её почти до середины нижней стороны клетки, а затем перечёркивают её маленькой палочкой посередине.

Прописная цифра восемь (8)

Начинают писать немного ниже и правее середины верхней стороны клетки. Ведут линию вверх и вправо, закругляют, касаясь верхней и правой сторон клетки. Затем ведут руку вниз, закругляют линию, касаясь нижней стороны клетки. Далее, закругляясь, линия идёт вверх к начальной точке.

Прописная цифра девять (9)

Начинают писать немного ниже правого верхнего угла клетки. В правом верхнем углу клетки линию закругляют и ведут руку вниз, к центру клетки. Здесь линию вновь закругляют и ведут вверх к началу овала. Затем ведут руку вниз, закругляя у середины нижней стороны клетки.

Прописная цифра ноль (0)

Овал начинают писать немного левее правого верхнего угла клетки. Ведут линию вниз, закругляя на середине нижней стороны клетки. Затем ведут руку вверх к началу овала.

Как написать мотивационное письмо в университет

1. Что такое мотивационное письмо?

Мотивационное письмо (Statement of Purpose, Personal Statement) — это эссе на 1-1.5 страницы. В нём нужно объяснить выбор вуза и академической программы, рассказать о своих академических интересах, опыте, достижениях и целях.

Распространены два формата мотивационного письма:

Неструктурированное эссе. Кандидату предоставляется возможность представить себя в свободной форме. Обычно используют стандартную структуру: введение, заключение, а основная часть посвящена аргументации выбора программы и описанию релевантных навыков и карьерных целей.
Эссе в виде ответа на вопрос. От кандидата требуется написать несколько коротких эссе, каждое из которых является ответом на вопрос. Чаще всего, этот вариант эссе требуется для поступления на программы MBA или бакалавриата в США.

2.

Почему важно мотивационное письмо
Без мотивационного письма для приёмной комиссии вы представляете просто цифры и факты: средний балл, результат языкового теста, даты обучения, гражданство и т.д. Поскольку большинство зарубежных вузов принимают без экзаменов, мотивационное письмо — это возможность узнать о ваших целях, почему вы выбрали именно этот вуз или программу.

Цель любого мотивационного письма – убедить членов приёмной комиссии зарубежного университета, что вы являетесь именно тем кандидатом, которому следует отдать предпочтение. Поэтому важно показать следующее:
Вы знаете, почему вам подходит выбранный вуз и программа.
У вас есть истинный интерес к предполагаемой области обучения.
Вы знаете, зачем вам это надо, т.е. у вас есть карьерная цель.
Если в вашей биографии есть спорные моменты, то этому есть разумное объяснение.
3.
С чего начать
Вот в каком порядке следует приступать.
Изучите информацию о вузе и программе.
Многое можно узнать на сайте университета, а также из других источников в Интернете — станицах университета в соцсетях, википедии, рейтингов и т.д.
Узнайте требования к мотивационному письму. Эту информацию можно узнать только на сайте университета. Вы должны знать максимально допустимый объем, требуется ли ответить на определённые вопросы и т.д.
Набросайте структуру. Вы должны представлять информационные блоки из которых будет состоять мотивационное эссе.
Проведите мозговой штурм. Всегда сложно писать о самом себе. Группы вопросов в следующем разделе должны помочь сгенерировать достаточное количество материала для составления первого черновика.
3. Что писать
Краткосрочные и долгосрочные цели
Что вас привлекает выбранной программе обучения?
Есть ли на выбранном факультете преподаватели, интересы которых вас заинтересовали?
Что конкретно вы ожидаете получить от учёбы на выбранной программе обучения?
Каковы ваши карьерные планы, и как выбранная программа обучения позволит вам их достичь?
Как вы представляете себе работу вашей мечты? Чем в идеале вы хотели бы заниматься через 10 лет?
Навыки и личные качества
Какими навыками вы обладаете (например, аналитические, управленческие, коммуникативные)?
Чем вы можете быть интересны для факультета: для преподавателей и других студентов?
Почему вы считаете, что вы будете одним из лучших студентов на выбранной программе?
Почему вы считаете, что вы сделаете успешную карьеру в выбранной области?
Личные достижения и опыт
Что отличительного есть в вашей жизни?
Здесь можно рассказать о событиях, впечатлениях из собственной жизни или членов вашей семьи, ценных для вас победах, личностях, которые способствовали становлению ваших целей.
Приходилось ли вам преодолевать необычные житейские препятствия (экономические, политические, семейные, физического плана) и как вы их преодолели? Постарайтесь, чтобы это не выглядело, будто трудностями вы пытаетесь оправдать свои неудачи.
Если вам приходилось трудиться во время получения высшего образования, чему вы научились (например, лидерским или управленческим качествам) и как опыт работы в студенческие годы повлиял на ваше развитие?
Учёба и академические достижения
Когда вы впервые заинтересовались выбранной областью знаний?
Что вы узнали с тех пор об этой области знаний и о себе, что подстегнуло ваш интерес?
Как вы заинтересовались выбранной областью знаний – занятия в школе или вузе, чтение книг, конференции, общение с людьми, работающими в этой области?
Существуют ли какие-то пробелы или несоответствия в вашей учёбе, требующие пояснения?
Можете ли вы припомнить событие, которое подкрепило вашу уверенность в правильности выбранного карьерного пути.
После такого мозгового штурма должно сформироваться несколько основных тем, которые можно использовать в мотивационном письме. Рекомендуется выбирать от 1-х до 2-х главных тем. Выбирать следует темы, которые: непосредственно интегрируются с интересующей вас областью знаний; наилучшим образом характеризуют вашу личность; помогают создать наиболее полное представление о вас; оригинальны или связаны с вашим опытом, умозаключениями; способны удержать интерес читателя; содержат факты.

4. Как писать
Способы изложения
Существует два общих подхода к написанию:
Хронологический подход. Последовательное изложение событий от прошлого к настоящему. В то же время, есть вероятность, что мотивационное письмо превратится в монотонную автобиографию «я родился, учился, женился».
Тематический подход. Концентрация на 1-2 ключевых темах, которые могут излагаться как последовательно так и не последовательно. Преимущество тематического подхода заключается в том, что он позволяет совместить два разделённых по времени события, связанных по смыслу.
Структура мотивационного письма
Мы приводим пример возможной структуры.
Введение
Его цель – привлечь внимание и заинтересовать читателя. Введение также может указывать направление дальнейшего повествование.

Существует несколько способов начать мотивационное письмо:
Интересная цитата. В то же время многие кандидаты прибегают к этому приёму, поэтому вы рискуете быть не оригинальны.
Описание интересного впечатления из вашей жизни. Контекст указанного впечатления становится понятен читателю из последующего повествования.
Примечательный факт из вашей биографии. Важно, чтобы данный факт органично вписывался в общий контекст повествования.
Констатация проблемы. Проблема может быть личная или социальная. В дальнейшем повествовании необходимо показать процесс внутреннего или внешнего преодоления этой проблемы, либо как вы пришли к её более глубокому осознанию и пониманию.

Основная часть
Здесь описываете то, что у вас получилось в результате мозгового штурма. Порядок не имеет значения. Главное, чтобы одно логично вытекало из другого.
Ваша карьерная цель.
Почему вы выбрали эту программу/вуз.
Как ваше образование/опыт подготовили к обучению на этой программе.
Заключение
Его цель – оставить продолжительное впечатление от прочитанного. Существует несколько рекомендаций по написанию заключительной части:
Следует синтезировать темы, а не резюмировать факты и опыт. Не нужно резюмировать параграф за параграфом или ещё раз напоминать читателю о том, что обсуждалось ранее. Вместо этого лучше ещё раз затронуть ключевые темы, но не просто пересказывать их другими словами, а представить их под другим углом.
Можно «привязать» ваше повествование к более широкому контексту. Это может быть ваша жизнь или интересующей вас область или какая-то проблема. Только это не должно выглядеть, будто вы собираетесь изменить мир или вывести глубокую философскую истину из своего личного опыта.
Повествование о ваших долгосрочных целях – ещё один способ эффектно закончить мотивационное письмо. Ваши цели должны логично вытекать из опыта и навыков, изложенных ранее. Тогда описание целей естественным образом объединит темы о вашем прошлом, настоящем и будущем.
Общие рекомендации по организации текста
Лучше придерживаться следующих рекомендаций в отношении организации всего текста.
С
амые интересные факты и опыт указывайте в начале или если уместно – во введении.
Располагайте факты так, чтобы читателю стало очевидно ваше развитие. Например, как ваше начальное любопытство превратилось в страстную увлечённость предметом или как раскрытые в раннем детстве способности в какой-то области были доведены вами до уровня мастерства.
Если вы используете тематический подход, можно объединить две взаимосвязанные по смыслу темы, но разделённые между собой по времени. В этом случае не придётся «разбавлять» временной пробел ненужными деталями.
Используйте переходные фразы от одного параграфа к другому. Во-первых, их использование позволяет информировать читателя об информации, которая будет представлена далее. Во-вторых, переходные фразы обеспечивают смысловую взаимосвязь с предыдущим параграфом.

Каждый параграф – это мини история, поэтому в конце каждого параграфа необходима смысловая развязка. Постарайтесь её сформулировать таким образом, чтобы она логически вытекала из содержания параграфа.
Эти рекомендации также применимы к рекомендательному письму.
5. Как редактировать
Может потребоваться неоднократное редактирование текста на всех уровнях, начиная со слов и предложений до целых кусков содержания. Это нормально.
Чтобы процесс редактирования был менее утомительным и эффективным, воспользуйтесь следующими рекомендациями:
Напишите первый вариант, особо не беспокоясь о красоте слога и объёме. Это даст больше простора вашему творчеству.
Через пару дней оцените текст свежим взглядом — проблемные зоны для вас станут более очевидными. Удалите предложения без смысловой нагрузки, избавьтесь от банальностей и общих фраз, перепишите скучные параграфы.
Проверьте опечатки и грамматические ошибки. Если не укладываетесь в объём, посмотрите, что можно сократить без потери смысла, замените длинны конструкции более короткими.
6. Каким должно быть мотивационное письмо?
Идеальным можно назвать мотивационное письмо, которое позволяет членам приёмной комиссии наилучшим образом оценить аппликанта. Оно обычно обладает следующими характеристиками:
Анализ личных качеств. Обычно личным качествам придаётся большее значение в мотивационном письме в бакалавриат или на стипендию. Именно поэтому оно часто называется Personal Statement.
Искренность. Не следует чрезмерно (ключевое слово «чрезмерно») концентрироваться на том, что, по вашему мнению, приёмная комиссия хочет услышать. Вместо этого постарайтесь раскрыться и поведать собственную историю. Никому не интересно читать фейковые мотивационные письма.
Подготовка и мотивация. Во-первых, из повествования должно стать очевидным, что у вас реалистичное представление об интересующей вас специальности. Во-вторых, следует объяснить, почему она вас интересует. Во-вторых, следует пояснить, как ваше предыдущее образование и опыт подготовили к обучению на выбранной программе.
Наличие цели. Важно умело аргументировать выбор, а именно: как учёба на выбранной программе способна помочь в достижении вашей профессиональных цели. Если нет чёткой цели, то по крайне мере, обозначьте сферу, в которой вы хотели бы развиваться.
Обоснованность выбора программы/вузы. Следует подкрепить ваши утверждения фактами о программе. Например, можно указать на конкретные аспекты учебного плана, научные интересы преподавателей факультета, которые вас особенно привлекают.
Умение излагать мысли. Для поступления на любую программу важно показать грамотное владение письменной речью. Это касается не только умения грамматически правильно составлять предложения, но и логично структурировать текст.
Читайте о том, как написать мотивационное письмо в магистратуру.
7. Каким не должно быть мотивационное письмо
Перечисленные ниже моменты следует избегать при написании любого мотивационного письма, а именно:
Небрежность. Опечатки, грамматические ошибки, частые повторения и т.д. в мотивационном письме дают повод думать, что кандидат не организован или несерьёзно относится к поступлению.
Клише и общие фразы. Следует избегать использования клише и общих фраз, которые не добавляют ничего интересного к вашему портрету. Это делает ваше мотивационное письмо предсказуемым и, следовательно, скучным.
Пересказ резюме/аппликационной анкеты. Пересказывать то, что и так можно узнать из вашей анкеты, не нужно. Лучше в мотивационном письме синтезировать информацию из неё, дополнить и пояснить наиболее важные события или достижения.
Неоднозначные темы. Выражать свою точку зрения и ценности в мотивационном письме – это нормально. Однако касаться вопросов, по которым в обществе существуют противоречивые мнения, таких как политика и религия, лучше избегать.
Чрезмерный объем. Большой объем мотивационного письма не определяет его качество. Как правило, лишний объем возникает из-за чрезмерной детализации или повторений. Если предложение не несёт смысловой нагрузки, его нужно удалить. Это правило хорошего письма. Те, кто с этим спорит, просто безграмотны.
Книжный слог. Избегайте длинных, сложноподчинённых предложений. Они затрудняют восприятие текста. Длинное предложение лучше разбить на два отдельных предложения.
Копипаст из Интернета. Скопированное полностью или частично мотивационные письма легко обнаруживают программы антиплагиата.
Как использовать образец мотивационного письма
Когда вам нужно подготовить мотивационное письмо, образец из интернета кажется вам очевидным решением, будь то пример мотивационного письма на английском или на русском, в магистратуру, в бакалавриат или на стипендию.
Но почему это может сыграть с вами злую шутку? Дело в том, что существует неправильный и правильный способ использования примеров мотивационных писем.
Неправильный способ
Неправильно — это, когда вы скопировали образец с какого-то сайта, подставили название специальности, вуза, изменили несколько предложений, отправили это “произведение” в университет или на стипендиальный конкурс.
Вы наивно ожидаете приятных известий, но вместо приглашения приходит закономерный отказ. Почему? Все просто. Практически всегда все документы принимаются в электронном виде через сайт университета или какую-либо централизованную онлайн-систему.
Естественно, сейчас проверить любой текст на плагиат — это вопрос нескольких минут. Как правило, эта проверка осуществляется автоматически после нажатия вами кнопки “Submit”.
Часто о проверке на плагиат не предупреждают, но иногда вы можете увидеть примерно следующее предупреждение.
Учитывая, как приемные комиссии западных и хороших азиатских вузов нетерпимо относятся к плагиату, хитрый план копирования из интернета может закончиться плачевно.
Правильный способ
Правильно использовать примеры мотивационных писем лишь для ознакомления с форматом этого документа, как и что другие пишут о себе, но не для дословного копирования. Это касается и рекомендательных писем.
Ошибки при составлении мотивационного письма
OnСampus собрал 12 типичных ошибок, которые совершают русскоязычные кандидаты при подготовке мотивационного эссе в иностранный вуз или на стипендию.
Итак, что не следует делать:
1. Оставлять на последний момент
Если вы написали мотивационное эссе с нуля за пару дней, то вряд ли у вас получилось что-то толковое. Это проверено, и с этим нет смысла спорить. Уделите подготовке мотивационного эссе минимум неделю, а лучше две-три, если вы поступаете в рейтинговый иностранный вуз или участвуете в конкурсе на стипендию.
2. Копировать образцы из Интернета
Существует соблазн просто скопировать пример мотивационного эссе из Интернета. Особенно, когда дедлайн поджимает. К сожалению, это не работает. Как уже говорилось, скопированные тексты легко обнаруживаются с помощью программ антиплагиата. Будьте уверены, что иностранные вузы ими пользуются.
3. Не продумывать мотивацию
Если мотивация сводится лишь к “получить интересный опыт”, то, обычно, это маскируется голословными фразами о том, “как я хочу изменить мир”. Это никому не интересно. Старайтесь быть конкретнее: чем хотите заниматься, чего добиться и т.д. Именно это выделяет вас среди других.
4. Бояться быть искренним
“Сухое” мотивационное эссе не производит впечатление. Это не юридический документ. От вас ожидают не только фактов, но и релевантной личной информации. Если вы поступаете на биологический факультет, вспомните историю из детства, когда родители на день рождения купили вам учебный микроскоп. Опишите ваши эмоции, как это событие повлияло на ваш интерес к биологии.
5. Писать автобиографию
Мотивационное эссе это не биография. Не пытайтесь пересказать всю вашу жизнь. Важно уметь выделить главное и релевантное из вашего образования, опыта, навыков и все это связать с вашими целями и программой, на которую вы подаете. Биографию напишите на склоне лет.
6. “Лить воду”
Поскольку русскоязычные кандидаты плохо знакомы с форматом мотивационного эссе, то они часто пишут общие фразы, вместо того, чтобы писать о себе. Общие фразы никаких шансов не прибавляют. Писать конкретно намного сложнее. Поэтому и времени требуется больше.
7. Пересказывать анкету
Мотивационное эссе существует не для пересказа аппликационной анкеты. В анкете вы излагаете сухие факты. Мотивационное эссе больше похоже на сочинение, т.е. вы творчески перерабатываете факты, делаете субъективные утверждения о вашем опыте, карьерных целях и подтверждаете их примерами из вашей жизни.
8. Не модифицировать текст
Хотя в некоторых случаях допускается использование одинакового мотивационного эссе для нескольких университетов (например, когда вы подаете аппликационные документы через UCAS), в большинстве случаев следует модифицировать некоторые его части под каждую программу, на которую вы подаетесь.
9. Злоупотреблять книжным языком
Русскоязычные кандидаты любят блеснуть книжным слогом, ошибочно полагая, что приемная комиссия высоко оценит их владение иностранным языком. За сложными конструкциями и архаичными оборотами теряется смысл. Тем более, если они написаны безграмотно. Приемной комиссии остается только гадать, что же вы хотели сказать.
10. Игнорировать структуру
Никому не хочется читать неряшливо организованный текст. Правильно структурированный текст облегчает восприятие и лучше доносит суть написанного. Поскольку в наших школах и даже гуманитарных вузах не учат регулярно писать короткие эссе, у русскоязычных кандидатов часто отсутствует навык логического структурирования коротких текстов, каким и является мотивационное эссе.
11. Переоценивать владение английским
Если вы сдали IELTS на 8.0+ — это вовсе не значит, что вы не допустите ошибки в мотивационном эссе. Часто, русскоязычные кандидаты с хорошим английским совершают не очевидные для них ошибки, которые сильно затрудняют понимание написанного.
Например, часто совершаются ошибки в параллельных конструкциях (parallel construction), когда нарушается баланс внутри одного или нескольких похожих предложений, имеющих одинаковую грамматическую конструкцию, как здесь:
(Неправильно) This paper will address No Child Left Behind, how to teach effectively, and instructing with multimedia aids.
(После исправления) This paper will address No Child Left Behind benchmarks, effective teaching strategies, and multimedia instructional aids.
12. Не проверять финальный текст
Не надейтесь лишь на встроенную проверку орфографии в Word. Прогоните мотивационное эссе через специальные онлайн-инструменты, такой, как www. 1checker.com. Однако учитывайте, что ни один инструмент автоматической проверки не заменит живого профессионального редактора. Если бы это было не так, то на телевидении, радио и крупных онлайн-порталах уже давно не было бы редакторов.
Чек-лист
Подготовка
Изучите информацию о вузе и программе.
Узнайте требования к мотивационному письму.
Накидайте предварительную структуру.
Проведите мозговой штурм.
О чём писать
Краткосрочные и долгосрочные цели.
Навыки и личные качества.
Личные достижения и опыт.
Учёба и академические достижения.
Как писать
Самые интересные факты и опыт — вначале.
Располагайте факты, чтобы было видно ваше развитие.
Используйте переходные фразы между параграфами.
В конце параграфов делайте смысловую развязку.
Как редактировать
Напишите первый черновик.
Через пару перепишите.
Проверьте опечатки и грамматические ошибки.
Что не делать
Копировать из Интернета.
Писать книжным языком.
Пересказывать анкету.
Писать общие фразы ни о чём.
Не проверять ошибки.
Примеры формата делового письма [Шаблоны]
Форматирование деловых писем
Общение в наши дни — это отправка электронной почты, ввод текстового сообщения или подключение через социальные сети. Составление фактического письменного делового письма и обеспечение того, чтобы оно было в профессиональном формате, может показаться устаревшим, и все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.
Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может выделиться. Письменные письма остаются важной и, возможно, даже решающей частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.
Различные исследования показали, что сообщения на бумаге могут быть более запоминающимися и полезными, чем сообщения, отображаемые на экранах, например электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также, скорее всего, будет выделяться, если оно будет доставлено через ваш почтовый ящик, а не в папку «Входящие». (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)
Настоящее деловое письмо свидетельствует о приверженности делу, потому что автор достаточно заботился о обсуждаемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу. Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что произошло, который обе стороны могут сохранить. Иногда события, отмеченные буквами, настолько важны для компании, что становятся ценным сувениром.
Хотя деловые письма по-прежнему имеют значение, они могут повредить вашей профессиональной репутации, если они полны орфографических и грамматических ошибок. Официальное деловое письмо, которое не оформлено должным образом, также может свидетельствовать о том, что автор неопытен, непрофессионален или не ориентирован на детали — все первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.
Таким образом, каждому владельцу малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать деловое письмо профессионального вида. Типы форматов деловых писем могут включать:
Сопроводительные письма
Благодарственные письма
Письма-жалобы
Письма о корректировках
Типы форматов деловых писем
Общие типы деловых писем включают:
Сопроводительные письма. Отправляемое с посылкой, отчетом или другим предметом. Цель сопроводительного письма — описать, что вложено, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
Благодарственные письма. Они отлично подходят для налаживания контактов и налаживания контактов. Не пишите просто «Спасибо за» и не останавливайтесь на этом. Предоставьте более подробную информацию о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите вторым выражением благодарности.
Жалобы. Суть таких писем в том, чтобы продемонстрировать, что вы недовольны, но не слишком злитесь. Предложите, как получатель письма мог бы исправить ситуацию.
Корректировочные письма. Это ответ на жалобу. Суть в том, чтобы быть скромным в ответе и предлагать возможные решения. Вы хотите не сжигать мосты и вместо этого использовать свой ответ как инструмент построения отношений.
Письма с плохими новостями. Главное в письмах с плохими новостями — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямота. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему или ей плохие новости.
Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили предмет от кого-то или что вам известно о факте или ошибке, на которые они указали. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
Памятки . Часто используемые для распространения важных новостей и указаний внутри компании, смысл заметок в том, чтобы быть быстрым и точным в ваших сообщениях.
Поздравительные письма. Идея этих типов писем состоит в том, чтобы оставаться на месте и избегать чрезмерного или насмешливого звучания. Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительные отзывы, которые вы уже слышали. Держите письмо кратким.
Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
Письмо-запрос. Суть таких писем в том, чтобы просить о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или зацепки в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете. Не забудьте предоставить информацию, чтобы они могли легко ответить.
Заявления об увольнении. Речь идет об уведомлении о том, что вы уходите с должности, предоставлении последнего рабочего дня и объяснении причин, по которым вы уходите.

Вот основные сведения, которые необходимо знать при написании делового письма:
Примеры формата стандартного делового письма
Не знаете, как написать деловое письмо? Давайте рассмотрим пример: Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Что Смит должен иметь в своем письме? Как должно быть оформлено ее деловое письмо?
Части делового письма
Хотя существуют разные стили делового письма, большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из семи частей. Посмотрите пример делового письма ниже:
Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
Дата. Должно быть сразу видно, когда письмо было написано. Таким образом, получателю будет легче напомнить, когда и почему письмо было написано, особенно если оно было связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы ваш помощник искал адрес, чтобы отправить письмо (или вы не хотите, чтобы вам снова приходилось искать адрес самостоятельно).
Приветствие. «Кого это может касаться» — верный способ отправить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно, чтобы в адресе получателя и приветствии было имя, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
Корпус. Обычно разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом общении, ясность и краткость, как правило, лучше всего сказываются на авторе.
Закрытие/подпись. Подпись придает письму индивидуальный характер, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных предметов, прилагаемых к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.
Форматы пробелов и шрифтов
Правильный межстрочный интервал и презентация в деловом письме важны, когда дело доходит до передачи профессионализма в деловом письме. Итак, какой должна быть правильная форма делового письма? Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость превыше индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Какой правильный интервал в деловом письме? Вот правила интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловых письмах:
Выравнивание. Все правильные стили деловых писем выравниваются по левому краю. На протяжении десятилетий считалось, что такое выравнивание лучше всего подходит для удобочитаемости.
Расстояние. Буквы должны быть разделены одинарным интервалом между предложениями, чтобы максимально увеличить пространство на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для подписи.
Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие часто используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Удобочитаемость имеет решающее значение, когда речь идет о шрифтах, поэтому избегайте творчества и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов. Если в тексте вашего письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшать размер шрифта.
Поля. Каковы наилучшие поля для делового письма? Большинство экспертов сходятся во мнении, что поля шириной 1 дюйм являются лучшими, потому что они максимизируют пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках читайте ниже.)

Формы с отступом и блочные форматы деловых писем
Делать отступ или не делать отступ? Вот в чем вопрос. На самом деле это вопрос того, насколько формально вы хотите, чтобы письмо выглядело. Например, вы можете захотеть, чтобы блочный формат передал формальность, если вы жалуетесь на что-то, но полублок может передать приятный, «формальный свет» в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.
Обычно используются три стиля: блочный, модифицированный блочный и полублочный. Вернемся к нашему примеру со Смитом, писавшим Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: блочное форматирование, модифицированное блочное форматирование и полублочное форматирование.
Форматирование блока
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
Сан-Хосе, Калифорния 95113
Уважаемый мистер Уайльд:
Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: брошюра Acme Corp.
Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов и все слева. Если вы задаетесь вопросом, насколько официальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.
Модифицированное форматирование блока
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113
Уважаемый мистер Уайльд:
Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: брошюра Acme Corp.
Обратите внимание, что отступов по-прежнему нет, но слева все не выстраивается. Это просто немного менее формально. В этом случае Смит может быть разумнее придерживаться блочного формата, но она может переключиться на модифицированный блочный формат, как только у нее появятся рабочие отношения с Уайлдом.
Полублочное форматирование
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Mr. Хосе, Калифорния 95113
Уважаемый мистер Уайльд:
Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: брошюра Acme Corp.
Обратите внимание, что это почти блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть на абзацы без отступов), полублочный формат — хороший компромисс.
Тон для форматирования делового письма
Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно направлено на достижение ваших бизнес-целей или, по крайней мере, на серьезное отношение к вам. Вот несколько важных советов, когда речь идет о задании соответствующего тона в письме:
Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
Обычно рекомендуется как можно быстрее перейти к делу. Как любил говорить Бенджамин Франклин, «время — деньги».
При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить неудовольствие, но тон не должен быть откровенно гневным. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте краткий и профессиональный тон делового письма, но также учитывайте чувства читателя. Вы не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к делу. Вы захотите смягчить удар: «Мы были рады узнать, что ваша компания заинтересовалась нашим программным обеспечением для управления продажами». Важно быть искренним и попытаться донести до адресата вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому, к сожалению, у нас пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту». Закройте с доброжелательностью, а также потенциальное решение. «Извините, у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим завязать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я буду рад обсудить подробности по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения».
При написании служебной записки обязательно используйте предельно четкий, по существу, деловой тон. Памятки часто являются внутренними сообщениями компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на тонкости. «Наши новейшие брошюры о программных продуктах готовы к печати. Пожалуйста, размещайте заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей».
Выбор слов и грамматика
Выбор слов может решить или сломать эффективность написания вашего делового письма. Стремитесь к прямоте в своем языке, избегая таких слов, как «попробовать», «просто», «вероятно» и «может быть». Держите язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда пытаются казаться умнее, чем они есть на самом деле.
Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поиск по словарю и тезаурусу в Интернете. В тех случаях, когда письмо особенно важно, полезно также, чтобы кто-то еще отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.
Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.
Кроме того, используйте глаголы с активным и пассивным залогом. Активный голос показывает, что вы отвечаете за свои действия и несете ответственность за них. (Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение к 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено к 1 сентября».)
Форматы подписи
Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютеризированных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы поддерживаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и должность, чтобы избежать путаницы из-за вашего почерка. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами. Также не забудьте поставить четыре пробела между завершающим словом и напечатанным именем, чтобы было достаточно места для подписи.
Электронная почта Форматы деловых писем
Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно показывает, что тот, кто отправил письмо, настроен серьезно. Легко быстро написать кому-нибудь электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно будет по-настоящему подумать о том, что вы пишете, перепроверить, чтобы убедиться, что нет глупых ошибок, а затем положить письмо в конверт и отправить по назначению.
Однако иногда время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.
Распространенные ошибки
Избегайте рутинных ошибок в своем деловом письме, потому что они предполагают неряшливость. Пропустите текст через Grammarly, чтобы перепроверить:
.
Грамматические проблемы
Опечатки
Повторяющиеся слова
Пунктуационные ошибки
Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете. Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить, правильно ли вы их пишете.
Форматы фирменных бланков
Вы также можете рассмотреть возможность использования формата делового письма с фирменным бланком для писем вашей компании, поскольку он обеспечивает профессиональный вид и информативность. Наличие канцелярских бланков с фирменными бланками похоже на веб-сайт компании: это указывает на то, что ваш бизнес является законным.
На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация. Если вы используете фирменные бланки, вам нужно будет не забыть соответствующим образом отрегулировать поля и форматирование.
Написание деловых писем является фундаментальным навыком для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы настроены серьезно, потому что вы позаботились и потратили время на его написание, форматирование, печать и отправку по почте. Если бизнес получает письменную жалобу по почте, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос без внимания. Точно так же письменное благодарственное письмо гораздо мощнее и эффективнее, чем благодарность, переданная по электронной почте.
Однако деловое письмо теряет свою силу, если оно оформлено непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.
Будучи владельцем малого бизнеса, вы также являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам и вашим коллегам из SBO, поделившись комментарием ниже.
Формат делового письма
, образцы и советы
Если ваша работа связана с деловой перепиской, то вы, безусловно, пишете письма-просьбы время от времени или регулярно. Это может быть запрос о приеме на работу, приглашение на повышение или встречу, запрос информации или рекомендации, письмо о поддержке или рекомендательная характеристика. Такие письма трудно писать и еще труднее писать таким образом, чтобы получатели охотно и с энтузиазмом отвечали на них.
Что касается запросов на получение денежных писем , всевозможных запросов на спонсорство, пожертвования или сбор средств, согласитесь, часто требуется чудо, чтобы получить ответ 🙂 Конечно, я не могу гарантировать, что наши советы и письмо образцов вы совершите чудо, но они определенно сэкономят вам время и сделают вашу писательскую работу менее болезненной.
Совет для экономии времени ! Если вы общаетесь по электронной почте, вы можете сэкономить еще больше времени, добавив все эти образцы деловых писем прямо в свой Outlook. И тогда вы сможете отправлять персонализированные деловые электронные письма одним щелчком мыши!
Все, что для этого нужно, — это надстройка Shared Email Templates, которую вы видите справа. Как только он появится в вашем Outlook, вам не придется вводить одни и те же фразы снова и снова.
Просто дважды щелкните шаблон и через мгновение найдите текст, вставленный в тело сообщения. Все ваше форматирование, гиперссылки, изображения и подписи будут на месте!
Не стесняйтесь проверить это прямо сейчас; бесплатная версия доступна для загрузки в Microsoft AppStore.
Ну и вернемся к написанию деловых писем, далее в статье вы найдете:
Формат делового письма
Советы по написанию убедительных писем-просьб
Образец письма-запроса
Формат делового письма
Деловое письмо является формальным способом общения и поэтому требует особого формата. Вы можете не слишком заботиться о формате письма, если отправляете электронное письмо, но если вы пишете традиционное бумажное деловое письмо, приведенные ниже рекомендации могут оказаться полезными. Хорошей практикой считается распечатка делового письма на стандартном формате 8,5 x 11 дюймов (215,9 дюйма).мм x 279,4 мм) белая бумага.
Адрес отправителя. Обычно вы начинаете с ввода собственного адреса. В британском английском адрес отправителя обычно указывается в правом верхнем углу письма. В американском английском адрес отправителя помещается в верхнем левом углу.
Вам не нужно писать имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Введите только адрес, город и почтовый индекс, а также, при желании, номер телефона и адрес электронной почты.
Если вы пишете на бланке бланка, пропустите это.
Дата . Введите дату несколькими строками ниже фирменного бланка или обратного адреса. Стандарт – 2-3 строки (допустимо от одной до четырех строк).
Базовая линия (дополнительно) . Если ваше письмо связано с какой-либо конкретной информацией, такой как ссылка на вакансию или номер счета, добавьте ее под датой. Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему. Например,
Re: Счет № 000987
Re: Ваше письмо от 01.04.2014
Уведомления о прибытии (дополнительно) . Если вы хотите включить пометку о частной или конфиденциальной переписке, введите ее под строкой ссылки заглавными буквами, если это необходимо. Например, ЛИЧНО или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО.
Внутренний адрес . Это адрес получателя вашего делового письма, физического лица или компании. Всегда лучше писать конкретному человеку в компании, которой вы пишете.
Стандартно на 2 строки ниже предыдущего введенного вами элемента, допустимо от одной до шести строк.
Линия внимания (опционально). Введите имя человека, с которым вы пытаетесь связаться. Если вы написали имя человека во внутреннем адресе, пропустите строку «Внимание».
Приветствие . Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая заголовок. Если вы знаете человека, которому пишете, и обычно обращаетесь к нему по имени, вы можете ввести имя в приветствии, например: Дорогая Джейн. Во всех остальных случаях общепринятой практикой является обращение к человеку по титулу и фамилии, после которых следует запятая или двоеточие, например:
Мистер Браун:
Уважаемый доктор Браун:
Уважаемая мисс Смит,
Если вы не знаете имени получателя или не знаете, как его написать, используйте одно из следующих приветствий:
Дамы
Господа
Уважаемый господин
Уважаемый господин или госпожа
Кого это может касаться
Строка темы (необязательно): Оставьте две или три пустые строки после приветствия и напечатайте суть письма прописными буквами, либо с выравниванием по левому краю, либо по центру. Если вы добавили строку ссылки (3), строка темы может быть избыточной. Вот несколько примеров:
РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
ЗАПРОС НА ЗАМЕНУ ПРОДУКТА
ЗАПРОС НА РАБОТУ
Кузов . Это основная часть вашего письма, обычно состоящая из 2-5 абзацев, с пустой строкой между каждым абзацем. В первом абзаце напишите дружеское начало, а затем сформулируйте основную мысль. В следующих нескольких абзацах представлена справочная информация и вспомогательные детали. Наконец, напишите заключительный абзац, в котором вы еще раз изложите цель письма и попросите о некоторых действиях, если это применимо. Дополнительные сведения см. в советах по написанию убедительных деловых писем.
Закрытие. Как вы знаете, есть несколько общепринятых взаимодополняющих закрытий. Какой из них вы выберете, зависит от тона вашего письма. Например,
С уважением (очень официально)
С уважением или С наилучшими пожеланиями или С уважением (наиболее полезные окончания в деловых письмах)
С уважением, С уважением (чуть более личное и дружелюбное)
Закрытие обычно печатается в той же точке по вертикали, что и дата, и через одну строку после последнего абзаца основного текста. Используйте только первое слово с большой буквы и оставьте три-четыре строки между заключительным блоком и блоком подписи. Если за приветствием следует двоеточие, добавьте запятую после закрытия; в противном случае знаки препинания после закрытия не требуются.
Подпись. Как правило, подпись идет через четыре пустых строки после Complimentary Close. Введите свое имя под подписью и при необходимости добавьте заголовок.
Корпуса. Эта строка сообщает получателю, какие еще документы, например резюме, приложены к вашему письму. Общие стили приведены ниже:
Вкл.
Прикрепить.
Корпуса: 2
Корпуса (2)
Инициалы машинистки (опционально) . Этот компонент используется для обозначения человека, который напечатал письмо для вас. Если вы напечатали письмо самостоятельно, пропустите это. Обычно идентификационные инициалы включают три ваших инициала в верхнем регистре, а затем два или три инициала машинистки в нижнем регистре. Например, JAM/dmc , JAM:cm . Но этот компонент в наши дни используется довольно редко, в очень официальных деловых письмах.
Ниже вы можете увидеть правильно оформленный образец письма о пожертвовании. На примерах всегда легче понять, не так ли?
10 советов по написанию убедительных писем-просьб
Ниже вы найдете 10 стратегий написания писем-просьб таким образом, чтобы они убедили вашего читателя ответить или действовать.
Знай своего адресата . Прежде чем вы начнете составлять письмо-просьбу, задайте себе эти вопросы. Кто мой читатель и как именно он может мне помочь? Являются ли они лицами, принимающими решения, или они просто передадут мой запрос старшему офицеру? И стиль, и содержание вашего письма-запроса будут зависеть от позиции читателя.
Не многословно . Будьте ясны, кратки и по существу. Правило большого пальца таково: не используйте два слова, когда достаточно одного. Вспомните знаменитую цитату Марка Твена: «У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому вместо этого я написал длинное». Человек в его положении мог себе это позволить, и… он ничего не просил 🙂
Сделайте ваше письмо легко читаемым . При написании письма-просьбы не отвлекайтесь и не сбивайте читателя с толку тем, что отклоняетесь от основной мысли. Избегайте длинных, переполненных предложений и абзацев, потому что они пугают и трудно усваиваются. Вместо этого используйте простые повествовательные предложения и разбивайте длинные предложения запятыми, двоеточиями и точками с запятой. Начинайте новый абзац, когда меняете мысль или идею.
Вот очень плохой пример сопроводительного письма:
” Во всех отношениях моя квалификация, кажется, соответствует желаниям, выраженным в вашей рекламе, и, судя по голосам блогов вашей компании, я действительно думаю, что я должен был быть [Должность] в вашей компании».
И это хорошо:
” У меня есть хорошие навыки и опыт в [Вашей области знаний], и я был бы очень признателен, если бы вы рассмотрели меня на любую подходящую должность. ”
Помните, если ваше письмо с запросом выглядит легко читаемым, у него больше шансов быть прочитанным!
Добавить призыв к действию . Поместите действие в свои письма-запросы везде, где это возможно. Самый простой способ — использовать глаголы действия и активный залог, а не пассивный.
Убеждать, но не требовать . Не относитесь к своим адресатам так, как будто они вам что-то должны. Вместо этого привлеките внимание читателя, упомянув точки соприкосновения, и подчеркните преимущества актерского мастерства.
Не будь обременительным . Дайте читателям всю необходимую информацию и скажите, что именно вы хотите, чтобы они сделали. Упростите работу человека, который должен ответить – включите контактную информацию, прямые номера телефонов, дайте ссылки или прикрепите файлы, что уместно
Пишите дружелюбно и обращайтесь к чувствам читателя . Хотя вы пишете деловое письмо, не будьте излишне деловым. Дружеские письма заводят друзей, поэтому пишите свои письма-просьбы в дружеской манере, как будто вы разговариваете со своим настоящим другом или старым знакомым. Все мы люди, и неплохо было бы апеллировать к человечности, великодушию или сочувствию вашего корреспондента.
Оставайтесь вежливым и профессиональным . Даже если вы пишете запрос на отмену заказа или письмо-жалобу, оставайтесь вежливыми и обходительными, просто изложите проблему(-и), предоставьте всю необходимую информацию и обязательно избегайте угроз и клеветы.
Следите за грамматикой ! Перефразируя известную поговорку – “грамматика важна для первого впечатления”. Плохая грамматика, как и плохие манеры, могут все испортить, поэтому обязательно проверяйте все деловые письма, которые отправляете.
Просмотрите перед отправкой . Когда вы закончите составлять письмо, прочитайте его вслух. Если ваш ключевой момент не совсем ясен, перепишите его. Лучше потратить некоторое время на переписывание и получить ответ, чем сделать это быстро и сразу же выкинуть письмо в мусорное ведро.
И, наконец, если вы получили ответ на письмо-просьбу или желаемое действие было выполнено, не забудьте поблагодарить человека. Здесь вы можете найти образцы благодарственных писем на все случаи жизни.
Образцы писем-запросов
Ниже вы найдете несколько примеров писем-запросов для разных случаев.
Образец рекомендательного письма
Уважаемый г-н Браун:
Надеюсь, у вас все хорошо. У меня теплые воспоминания о вашем замечательном руководстве и поддержке учителей во время моей работы в средней школе XYZ.
В настоящее время я подаю заявление в школьный округ XYZ и должен представить три рекомендательных письма. Я пишу, чтобы спросить, не могли бы вы написать рекомендательное письмо от моего имени.
Я хотел бы предоставить вам некоторую справочную информацию, которая может помочь вам, если вы решите написать это письмо <ваша справочная информация>.
В приложении вы найдете копию моего последнего резюме. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация. Я с нетерпением жду ответа от вас, и я заранее благодарю вас за ваше время.
Запрос информации
Благодарим Вас за отправку резюме в ответ на <должность>, которую мы рекламировали. В дополнение к вашему резюме нам также нужны три рекомендации и список прошлых работодателей за последние три года, а также их номера телефонов.
Наша политика заключается в тщательном изучении биографических данных каждого кандидата, чтобы выбрать наиболее подходящего человека для этой работы.
Спасибо за помощь. Ждем с нетерпением вестей от вас.
Запрос характеристики
<Соискатель> подал заявку в нашу компанию на должность в нашем <отделе>. Он / она дали ваше имя в качестве ссылки на персонажа. Не могли бы вы предоставить нам письменную оценку этого человека.
Пожалуйста, будьте уверены, что ваш ответ будет обработан конфиденциально. Заранее спасибо.
Запрос на пожертвование
Я посылаю это вам как члену нашего сообщества. Я уверен, что вы, как и я, цените жизнь в таком тихом и спокойном районе.
Знаете, иногда для того, чтобы сохранить тишину и мир в обществе, нужно действовать. Как вы, возможно, знаете, наш местный общественный комитет собирался в течение последних двух месяцев, чтобы попытаться найти способы снизить уровень взломов в нашем районе. На прошлой неделе они выпустили свои рекомендации о том, как лучше всего бороться с этой проблемой.
Их основной рекомендацией является усиление патрулей полиции и службы безопасности в дополнение к местной программе “Соседский дозор”. К сожалению, в ассигнованиях городского бюджета на этот год необходимая сумма не предусмотрена.
Поэтому, как заинтересованный член этого сообщества, я решил, что мой бизнес будет жертвовать каждый доллар, собранный в сообществе, для покрытия дополнительных расходов на безопасность. Я призываю вас присоединиться ко мне сегодня в поддержке этого достойного дела для нашего общего блага.
Чтобы сделать пожертвование сегодня, вы можете зайти в любой из двух наших магазинов и внести пожертвование в ящики, расположенные рядом с кассами. Если вы не можете прийти в магазин, пожалуйста, отправьте чек или денежный перевод на адрес “XYZ” и отправьте его по адресу, указанному выше.
Заранее спасибо.
Просьба об услуге
Я пишу вам, чтобы попросить вас об услуге, которую, я надеюсь, вы могли бы сделать для меня.
Менее чем через три месяца я буду сдавать <Экзамен> в надежде поступить в <Университет или Колледж>, где есть лучшая программа для аспирантов по интересующему меня курсу.
Школа уделяет особое внимание успешной сдаче экзамена учащимся, поэтому я испытываю сильное давление, чтобы получить балл выше среднего на экзамене для выпускников.
Поскольку вы недавно получили диплом по <науке>, вы, естественно, первый человек, о котором я подумал, когда думал, к кому мне обратиться за помощью. Я не прошу слишком много времени, я был бы очень признателен за любые подсказки, которые вы могли бы мне дать, и несколько уроков по , которые я считаю своими самыми слабыми местами.